No mundo do varejo, manter registros financeiros precisos é um desafio constante. Com tantas transações ocorrendo em diferentes canais, garantir que cada pagamento, reembolso e cobrança se alinhe corretamente não é uma tarefa pequena. Os varejistas de hoje precisam lidar com múltiplos sistemas de pagamento, altas taxas de devolução e a complexidade de vender por meio de várias plataformas - tudo isso torna a conciliação mais complicada do que nunca.
Alto Volume de Devoluções: Os varejistas estão constantemente processando devoluções, sejam elas online ou na loja física. Estima-se que as devoluções sozinhas alcançaram US$ 890 bilhões em 2024. Para manter seus livros contábeis precisos, cada devolução deve ser precisamente correspondida à sua transação original.
Configuração Multi-PSP: O suporte a múltiplos métodos de pagamento introduz canais e parcerias adicionais, muitas vezes abrangendo diversas regiões. Os comerciantes precisam navegar por uma rede complexa de processadores de pagamento e gateways, cada um operando com sistemas e formatos diferentes. Essa fragmentação dificulta a conciliação e a consolidação contínua de volumes transacionais crescentes.
Operações Omnichannel: Os varejistas de hoje vendem por meio de múltiplos canais diferentes, como lojas físicas, lojas online e aplicativos móveis. Isso requer sincronização entre vários sistemas, como software de contabilidade, relatórios de provedores de serviços de pagamento e extratos bancários, para garantir a precisão e a consistência dos dados.
Diversos Métodos de Pagamento: Aceitar diversos métodos de pagamento, como cartões de crédito, cartões de débito, carteiras digitais e transferências bancárias, torna a conciliação mais complexa. Cada tipo tem seu próprio tempo de processamento e taxas, o que adiciona outra camada de complexidade.
Dadas essas complexidades, muitos varejistas estão usando ferramentas de conciliação automatizadas. Essas ferramentas ajudam a otimizar o processo, reduzir as erros e melhorar a precisão financeira. A implementação de tais ferramentas de conciliação pode levar a melhorias significativas na eficiência operacional e no controle financeiro.
Entenda o desafio
No ambiente de varejo atual, a complexidade é inevitável. Considere um cenário específico: um cliente compra online e depois devolve o produto na loja física. Parece que transações simples geram uma teia complicada de dados em muitos sistemas. O processador de pagamento online registra as vendas em um formato, enquanto o sistema da loja física lida com a devolução em outro. Essas transações precisam ser precisamente conciliadas em todos os sistemas.
De acordo com a pesquisa mais recente da Ernst & Young, os Departamentos Financeiros gastam quase 60% de seus recursos gerenciando esses processos intensivos em transações.
O custo real da conciliação manual
A conciliação manual tem suas ineficiências:
Impacto Financeiro:
- Perda de Receita: Os bancos relataram uma perda de US$ 2,1 milhões por incidente devido a erros de conciliação.
- Alocação de Recursos: A conciliação manual de transações consome 30% do tempo da equipe financeira.
- Tempo de Processamento: A conciliação manual de cada transação pode levar de 45 a 60 minutos.
Ineficiências Operacionais:
- Os métodos manuais convencionais para conciliação de transações só conseguem lidar com 5 a 10 por hora, e mesmo assim, os erros são comuns.
- Os varejistas passm semanas conciliando seus saldos mensais, o que causa atrasos e perda de oportunidades.
Um diretor de operações de varejo resumiu a luta: "A conciliação era uma verdadeira dor de cabeça antes de adotarmos a automação - era como tentar resolver um quebra-cabeça enorme todos os dias. Houve momentos em que perdíamos horas inteiras apenas para identificar uma transação que não correspondia."
Por que a conciliação é tão difícil?
A conciliação é particularmente difícil no ambiente de varejo atual porque uma única compra pode afetar tantos sistemas diferentes. Isso se deve à natureza descentralizada dos sistemas de pagamento do varejo. Imagine tentar completar um quebra-cabeça com peças que não se encaixam!
- Diferenças no Formato dos Dados: Diferentes sistemas registram dados financeiros em formatos diferentes, o que dificulta a conciliação.
- Diferenças de Tempo: Diferentes processadores de pagamento têm diferentes ciclos de liquidação:
- Cartões de crédito: D+2 a D+3
- Carteiras digitais: Geralmente liquidam no mesmo dia
- Transferências bancárias: D+1 a D+3
- Transações Multicanal: As operações de varejo omnichannel tornam a conciliação ainda mais difícil:
- Devoluções online são endêmicas, ocorrendo cerca de 17,6% das vezes.
- Devoluções na loja ocorrem com menos frequência, mas ainda assim cerca de 10,02%.
Uma única devolução deve passar por:
- O processador de pagamento online original
- O sistema de ponto de venda (PDV) da loja física
- O sistema de gerenciamento de estoque
- A razão contábil
Cada sistema registra as transações de uma maneira diferente, criando uma massa emaranhada de informações que precisa ser desvendada com muito cuidado e correspondida com perfeição absoluta.
Hyperswitch: revolucionando a conciliação
O Hyperswitch da Juspay está simplificando as complexidades da conciliação atual, otimizando o processamento de pagamentos. Lidando com mais de 200 milhões de transações diariamente, o Hyperswitch é uma ponte de pagamentos hiper-inteligente, sempre batendo e verificando informações cruzadas.
Como o Hyperswitch opera:
Imagine um consumidor online que deseja devolver uma compra em uma loja física. O Hyperswitch:
- Identifica a transação original
- Corresponde-a à devolução, independentemente dos sistemas de pagamento inicialmente utilizados
- Atualiza todas as contas em tempo real
- Destaca quaisquer discrepâncias para validação instantânea
Resultados mensuráveis
Empresas que utilizam conciliação automatizada estão experienciando melhorias fenomenais:
- Ciclos de Conciliação Mais Rápidos: Ciclos de conciliação reduzidos de horas para minutos
- Menos Erros: Taxas de erro aprimoradas para menos de 0,5%
- Economia de Tempo: Equipes financeiras recuperando 75% do seu tempo de conciliação
- Processamento Mais Rápido: Tempo de processamento por conciliação reduzido de 45-60 minutos para 5-10 minutos (Fonte: Estudo de Operações de Pagamento da PWC, 2024)
Estudo de caso: história de sucesso de uma agência online de viagens
Uma proeminente agência online de viagens (OTA) enfrentou desafios complexos de conciliação devido ao gerenciamento de diversos arquivos de liquidação em várias moedas, impostos e taxas de conversão. Após implementar uma estrutura de conciliação unificada pelo Hyperwitch:
- A eficiência operacional aumentou em 60%
- A precisão financeira atingiu 99,5%
- Os dados de pagamento entre diversas regiões foram perfeitamente integrados, reduzindo significativamente o tempo de processamento e os erros
- Um único arquivo de liquidação personalizado foi introduzido, otimizando as operações de contabilidade e finanças
- O projeto piloto inicial cobriu duas áreas e agora está sendo expandido para incluir outras áreas
Guia de implementação: transição para a conciliação moderna
Para empresas que consideram automatizar a conciliação, siga este guia passo a passo:
- Comece com a Avaliação:
- Mapeie os fluxos de pagamento atuais
- Identifique as principais dores e gargalos
- Estabeleça metas concretas de melhoria de KPIs
- Planeje a Transição:
- Faça a transição gradualmente, começando com um processador de pagamento ou canal para minimizar riscos
- Expanda para outros canais fase por fase
- Inclua treinamento e suporte para as equipes financeiras para permitir uma adoção tranquila
- Meça o Sucesso:
- Acompanhe a precisão da conciliação, os tempos de processamento, os níveis de erro e outros KPIs importantes
- Mensure a economia de custos
- Use os KPIs para recalibrar e ajustar o sistema
Preparando-se para o futuro
Como as devoluções no varejo atingiram US$ 890 bilhões em 2024 (Relatório da NRF), uma conciliação confiável não é apenas necessária para processar os volumes atuais - é um investimento importante no crescimento futuro e na eficiência operacional. As empresas que utilizam software moderno e automatizado, como o Hyperswitch, estão prontas para processar volumes maiores de transações sem comprometer a precisão ou a eficiência.
No ambiente atual, a conciliação é um diferencial. Ao liberar tempo e recursos, as empresas podem se concentrar no que mais importa: entregar valor aos clientes e impulsionar o crescimento.
